• Главная
»
• Статьи про СБиС и электронную отчетность
»
• Что такое электронный документ и электронный документооборот

Что такое электронный документ и электронный документооборот

Электронный документооборот уже давно активно используется в зарубежных странах. Во многих из них он полностью заменил привычную для нас бумажную систему. Неудивительно, ведь преимущества электронного документооборота можно перечислять очень долго:

• Экономия времени на доставку документов из одного подразделения в другое. Благодаря таким системам, как «СБиС», электронные акты, счета, договора и другие документы моментально отправляются на согласование внутри предприятия или оказываются у ваших партнеров, где бы они ни находились: в Москве, Красноярске, Калининграде. Этим «СБиС» выгодно отличается от других программ, документооборот в которых только внутрикорпоративный.
• Огромные возможности для поиска нужных электронных документов, в том числе полнотекстового, по любым параметрам: дате, автору, подписавшим лицам, реквизитам.
• Документооборот в электронном виде очень удобен для каталогизации, а документы в такой системе доступны буквально по одному клику.
• Возможность круглосуточного доступа к базе электронного документооборота из любой точки мира.
• Возможность унифицировать используемые формы, следить за актуальностью используемых бланков и шаблонов.
• Электронный документ позволяет экономить на расходных материалах и технике для печати бланков и готовых форм.

И это далеко не все возможности использования документооборота в электронной форме. Многие предприятия Москвы и других крупных российских городов уже внедрили его у себя, в глубинке процесс идет медленнее.

Электронные системы документооборота – как это выглядит на практике?

Как работа с электронными документами выглядит на практике? На самом деле все очень просто и удобно:

• Вы создаете и заполняете документы в привычной для вас системе учета, например, в 1С. «СБиС» – интегрированная программа документооборота, нужные файлы в один клик оказываются в ней, причем одновременно они проверяются на правильность заполнения.
• Для того чтобы подписать электронный документ руководителем, теперь не нужно отправляться к нему лично или передавать бумаги через секретаря. Используется электронная подпись, а сами документы оказываются у подписантов в считанные секунды после создания.
• Не бойтесь что-то потерять или забыть. Возможность потери документа в электронных системах документооборота минимальна. Также «СБиС» оснащена удобным модулем оповещений о тех актах, договорах, счетах, которые все еще находятся у вас в работе или на рассмотрении.
• Забудьте об огромных шкафах для хранения архива и заваленном бумагами рабочем столе: электронная форма документооборота избавит вас от всего этого.

Юридические аспекты

Законодательство РФ дает электронному документообороту «зеленый свет» с 2002 года, а в 2012 возможности были расширены еще больше. База нормативно-правовых актов, регулирующих использование документооборота с применением электронного документа как его единицы, также постоянно расширяется и обновляется.

Подпись электронного формата имеет такую же юридическую силу, как и обычная, а значит, документ, подписанный ею, имеет такую же юридическую значимость, как и бумажный.

Что с защитой информации?

Документооборот с использованием «СБиС» более надежен, чем обычная бумажная система. Для защиты электронного документа используются криптографические средства, подобные тем, что применяются в денежных переводах. Используя документооборот «СБиС», вы можете быть уверены, что ваши конфиденциальные данные надежно защищены.