Современные технологии электронного документооборота

Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно упростить работу бухгалтерии, устранив из нее большую часть рутины, связанной с бесконечными столкновениями с контролирующими органами и монотонными корректировками одних и тех же документов. Но это далеко не все функции современного электронного документооборота. Перечислим некоторые из них.

Гарантии электронной цифровой подписи.

В достоверности подписанных вручную документов редко можно убедится непосредственно. Обычная практика обмена документами приводит к необходимости дополнительных усилий по идентификации контрагента. В случае использования ЭЦП (электронной цифровой подписи), данная проблема снимается в силу самого способа проверки подлинности документов. В этом случае между контрагентами стоит третья сторона – специализированный центр, выдающий уникальные электронные подписи каждому обратившемуся туда клиенту. По этой подписи происходит идентификация участника сделки и подтверждение достоверности его реквизитов.

Оперативность обмена документами.

Бумажные документы, отправляемые с курьером или почтой, имеют неприятное свойство слишком долго доходить до адресата. Иногда они попросту теряются. В случае использования технологий электронного документооборота, данные передаются с помощью сети Интернет, посредством третье стороны – специализированного телекоммуникационного оператора. Для системы СбиС++ таким оператором является компания «Тензор», несущая полную ответственность за своевременность и качество доставки электронных документов. В случае ошибок в документе он может быть, сразу же по прочтении, отправлен на доработку отправителю, который получит его так же быстро, как мы получаем электронную почту.

Быстрота оформления и корректировки электронных документов.

Электронный документ формируется в специальной программе, предоставляющей бухгалтеру доступ к электронным формам всех необходимых документов и отчетов: счетам-фактурам, налоговым накладным и т.п. Электронный документ, при заполнении которого была допущена ошибка, не нуждается в полной замене. Корректировке подлежит лишь неправильно введенное значение. Кроме того, электронные формы предоставляют непосредственный доступ к справочникам, планам счетов и любым часто повторяющимся данным. Поэтому оперативность оформления электронных документов значительно выше, чем бумажных. СбиС++ предоставляет всю функциональность, которая, на сегодняшний день, существует в системах электронного документооборота.

Удобство хранения и поиска документов.

Электронная документация не нуждается в огромных архивных помещениях, она умещается на диске компьютера или центрального сервера организации. Система электронного документооборота позволяет организовать чрезвычайно быстрый поиск нужного документа, по тем или иным его реквизитам. Например, в СбиС++ используется целый ряд механизмов поиска: по конкретным реквизитам, полнотекстовый и еще некоторые.

Комплексность системы электронного документооборота и ее интеграция с другими программами.

Самое главное преимущество систем электронного документооборота, подобных СбиС++, состоит в том, что они позволяют аккумулировать и систематизировать огромные объемы данных о деятельности организации в своих базах данных. На основе этих данных могут быть получены самые разнообразные типы отчетов, содержащих самую разнообразную бухгалтерскую и управленческую информацию.

Помимо этого системы электронного документооборота предоставляют многочисленные дополнительные сервисы, например они, обладают специальными «мастерами» дающими возможность пошагово выполнять те или иные виды учетных работ.

СбиС++ обладает многочисленными и весьма сложными алгоритмами контроля за целостностью и правильностью бухгалтерской информации. Это также существенно облегчает работу бухгалтера.

Программы электронного документооборота могут быть интегрированы с другими учетными системами, к примеру - с 1С. В завершение следует отметить, что это далеко не вся возможности систем управления электронным документооборотом. Убедится в этом можно, познакомившись с возможностями программного комплекса СбиС++.